Contraloría General de Antioquia

“Por medio de la cual se modifica el portafolio de trámites de la Contraloría General de Antioquia”.

En uso de las atribuciones conferidas en la Ordenanza 27 de 1998, Ordenanza 38 de enero 27 de 2006 y el artículo 8º de la ley 962 de 2005, y

ARTÍCULO PRIMERO : Modificar el Portafolio de Trámites de la Contraloría General de Antioquia, adoptado mediante Resolución 0745 del 11 de septiembre de 2006, de acuerdo a los requerimientos del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, MECI 1000:2005, Ley 872 de diciembre 30 de 2003 y a la Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2004.

ARTICULO SEGUNDO: Se entiende por trámite, el conjunto o serie de pasos o acciones regulados por el estado, que han de llevarse a cabo por parte de los usuarios, para obtener un determinado producto o para garantizar adecuadamente la prestación de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida ejecución y control de las actividades propias de la función pública, con el propósito de facilitar el ejercicio de los derechos ciudadanos.

ARTÍCULO TERCERO : Los trámites regulados por la presente Resolución deberán ser solicitados por los usuarios a través de la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana y Atención al Cliente, Oficina de Atención al Ciudadano, así:

• Por escrito: Calle 42B Nº 52 – 106 Gobernación de Antioquia piso 7, Oficina 718 .

• Por teléfono: Línea gratuita 018000942277, Teléfonos: 385-87-79 y 262-33-33.

• Por Internet: Seguir la siguiente ruta: www.cga.gov.co , clic en la sección Atención al Ciudadano”.

• Atención al Público dentro de la Contraloría General de Antioquia: De las 7:30 a las 11:30 horas y de las 13:30 a las 17:00 horas.

PARÁGRAFO: Los usuarios deberán acogerse a los horarios establecidos por la Gobernación de Antioquia (De las 7:30 a las 11:30 horas y de las 13:30 a las 17:00 horas.), para el Ingreso de particulares al Centro Administrativo Departamental (CAD); y a los cambios eventuales de horario, en cumplimiento de la jornada laboral en la Contraloría General de Antioquia.

ARTÍCULO CUARTO: Los funcionarios de la Oficina de Atención al Ciudadano, remitirán la solicitud con los correspondientes soportes al Área o funcionario responsable de acuerdo al Manual Específicos de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría General de Antioquia, dónde deberá ser atendido el trámite.

ARTÍCULO QUINTO: Los trámites a que están sujetas las actuaciones de los particulares, frente a la Contraloría General de Antioquia, son los siguientes:

Todo ciudadano puede darlas a conocer en forma verbal, presencial, telefónica, escrita, por correspondencia, vía fax y correo electrónico, ante la Contraloría General de Antioquia.

a) Quejas contra los Sujetos de Control: de cualquier irregularidad efectuada por un particular o un servidor público que afecte el patrimonio público.

b) Quejas, Reclamos, Percepciones y Sugerencias: S obre los Servidores Públicos de la Contraloría General de Antioquia y de los servicios que ésta presta a los organismos del estado y al público en general. Si la queja es contra un funcionario de la Entidad, s e dará traslado a la Contraloría Auxiliar de Control Disciplinario Interno, y de esto se informará al quejoso, cuando finalice el trámite del proceso disciplinario interno, también se informará al quejoso.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: Para las peticiones escritas o por Internet debe realizarse descripción de los hechos en forma clara y precisa, indicando el lugar y la fecha de los mismos; dirección, ciudad y si es posible el numero de teléfono, del peticionario.

Si el peticionario la realiza de manera anónima debe acreditar, por lo menos una prueba sumaria sobre la veracidad de los hechos denunciados, o hacer referencia en concreto a hechos o personas claramente identificables.

Si la petición se realiza en forma personal o por teléfono, el funcionario que la recibe se encargará de solicitar toda la información anteriormente mencionada para el trámite respectivo.

TRASLADOS: Cuando la denuncia o queja es competencia de nuestra Entidad, el funcionario encargado, pasa proyecto de oficio de acuso de recibo dirigido al quejoso, para la firma del Contralor Auxiliar de Participación Ciudadana, según sea el caso.

Cuando es competencia de otra entidad, los proyectos de oficio pasan para la firma del Contralor Auxiliar de Participación Ciudadana, con copia al quejoso. En todos los casos se informará al ciudadano o quejoso sobre el trámite que se decidió dar a la denuncia, queja o sugerencia, indicando a dónde se remitió copia, cuando se hace traslado a otras Entidades.

De la respuesta a la queja se dejará copia en el expediente y la respuesta deberá contener los siguientes aspectos:

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Constitución política de Colombia, Ley 190 de 1995, Ley 42 de 1993, en los artículos vigentes, Ley 734 de 2002, Ley 134 de 1994 artículo 98, Decreto 01de 1984, artículo 6º, Ley 617 de 2000, Ley 850 de 2003, Ley 962 del 8 de julio de 2005, artículo 81, Resoluciones Número 0498 de junio 07 de 2006 y Número 1212 de diciembre 26 de 2006, de la Contraloría General de Antioquia, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTC GP 1000:2004, Numeral 7.2.3, Literales c y d.

TIEMPO: Si el sujeto de control contra quien se dirige la queja, percepción, sugerencia o reclamo, se tiene incluido en el Plan General de Auditoría, se dará traslado a las áreas competentes (Contraloría Auxiliar Departamental, Contraloría Auxiliar Regional y Contraloría Auxiliar de Recursos Naturales y del Medio Ambiente. Si la programación del Plan General de Auditoría es superior a tres meses, se dará traslado de esta a la Contraloría Auxiliar de Reacción Inmediata y el tiempo para el trámite será el siguiente:

Si la queja es atendida por la Contraloría Auxiliar Departamental, el tiempo será de 45 días hábiles siguientes al inicio de la Auditoría.
Si la queja es atendida por los Fondos de Servicios Educativos, el tiempo será de 45 días hábiles siguientes a la aprobación por parte del Subcontralor de la Auditoría respectiva.
Si la queja es atendida por la Contraloría Auxiliar de Recursos Naturales y del Medio Ambiente, el tiempo será de 60 días hábiles siguientes al inicio de la Auditoria.
Si la queja es atendida por la Contraloría Auxiliar Regional, el tiempo será de 90 días hábiles siguientes al inicio de la Auditoría respectiva.
Si la queja es atendida por la Contraloría Auxiliar de Reacción Inmediata el tiempo será de 200 días hábiles siguientes a su traslado por parte de la Oficina de Atención al Ciudadano.

RESPONSABLE: Contralorías Auxiliares de Auditoría Integral Departamental, de Auditoría Integral Regional, de Recursos Naturales y del Medio Ambiente, de Reacción Inmediata, de Responsabilidad Fiscal, de Participación Ciudadana y de Control Disciplinario interno.

Todos los funcionarios públicos, veedores y ciudadanos pueden realizar ante la Contraloría General de Antioquia, solicitud para recibir asistencia, apoyo técnico o capacitación, en temas relacionados con el control fiscal y participación ciudadana.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS. Para Administraciones y Sujetos de Control: Presentar solicitud, especificando el nombre de la entidad, los temas de capacitación, el número de empleados a capacitar, dirección, teléfono y correo electrónico si lo hubiere.

Para Veedores Ciudadanos: Presentar solicitud por escrito, especificando el Municipio, los temas de capacitación, el teléfono, dirección y el número de veedores a capacitar.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Constitución Política de Colombia, Ley 42 de 1993 en lo que está vigente, Ley 136 de 1994, Decreto 01 de 1984, artículo 6º, Ley 850 de 2003, Norma Técnica de calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000:2004, numeral 1.2 literal i).

TIEMPO: Después dicha solicitud debe ser analizada y aprobada por el Comité de Capacitación e Incentivos y la Contraloría Auxiliar de Talento Humano, se pondrá de acuerdo con la Entidad solicitante sobre el tiempo para realizar la asistencia, apoyo técnico o capacitación.

COSTO: Si es necesario el desplazamiento de funcionarios de la Contraloría, se acordará con la Entidad solicitantes la forma de sufragar los gastos.

RESPONSABLE: Contralorías Auxiliares de Gestión del Talento Humano y Participación Ciudadana.

Toda persona natural o jurídica puede obtener de la Contraloría General de Antioquia, normatividad o publicaciones relacionadas con el control fiscal.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: Presentar solicitud escrita o verbal, indicando el nombre de la publicación o normatividad con el año de edición, el nombre del solicitante, dirección y teléfono.

Cuando el Jefe del área competente autorice la copia de los documentos solicitados, el funcionario asignado para esto, deberá acompañar al interesado a la fotocopiadora, con el fin de salvaguardar los documentos a fotocopiar y regresarlos a su lugar de origen.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE : Constitución Política de Colombia; Ley 42 de 1993; artículo 19, Decreto 01de 1984, artículos 12, 19 y 22, Ley 57de 1985; artículos 27 a 29, Ley 594 de 2000, Ley 962 de 2005.

TIEMPO: Diez (10) días hábiles por ser derecho de petición para obtener información especial y particular conforme a lo estipulado en el Código Contencioso Administrativo.

Todo ciudadano puede realizar ante la Contraloría General de Antioquia, consultas escritas sobre temas jurídicos-fiscales o solicitar telefónica o personalmente asesoría sobre los mismos temas.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: Presentar consulta por escrito, telefónica o verbal, indicando el nombre de la Entidad o del ciudadano que requiere el servicio, tema, fecha, dirección, teléfono y dirección electrónica si la hubiere.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Artículo 25 y 26, Decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo).

TIEMPO: Treinta (30) días hábiles, para responder a la solicitud en forma escrita.

a) Cualquier autoridad Judicial o Administrativa puede solicitar a la Contraloría General de Antioquia, copia de documentos o de cualquier actuación que adelante a la fecha.

b) Cualquier persona natural o jurídica, puede solicitar a la Contraloría General de Antioquia, copia de documentos y autenticación de los mismos, o de cualquier actuación que adelante a la fecha, siempre y cuando no esté sujeto a la reserva sumarial que establece la Ley.

Cuando el Jefe del área competente autorice la copia de los documentos solicitados (en caso de presentación personal), el funcionario asignado para esto, deberá acompañar al interesado a la fotocopiadora, con el fin de salvaguardar los documentos a fotocopiar y regresarlos a su lugar de origen.

Si requieren de autenticación, el funcionario asignado para esto, los pasará con las fotocopias a la Secretaría General de Organismo de Control para el trámite correspondiente; y una vez le informen que ya fueron autenticados, recogerá los documentos originales con el fin de regresarlos a su lugar de origen.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: Elevar solicitud, especificando que tipo de información requiere, copia de documentos, autenticación de documentos, asunto, nombre de la entidad o persona solicitante, teléfono y dirección.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Artículo 19, Decreto 01de 1984; artículos 19 y 22 (Código Contencioso Administrativo); artículo 12, Ley 57 de 1985; artículos 27 a 29, Ley 594 de 2000, Ley 962 de 2005.

TIEMPO: Quince (15) días hábiles por ser derecho de petición para obtener información especial y particular conforme al Código Contencioso Administrativo.

RESPONSABLE: Para autenticaciones, Secretaria General de Organismo de Control; para copias de documentos, todas las áreas de gestión.

6. SOLICITUD DE CERTIFICACIONES DE TIEMPO LABORADO AL SERVICIO DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA, Y/O ENTIDADES DESCENTRALIZADAS .

Cualquier persona natural o jurídica puede solicitar certificado de tiempo laborado de aquellos funcionarios que hayan prestado sus servicios al Departamento de Antioquia, Municipios o Entidad Descentralizada del orden Departamental o Municipal, siempre que la información esté disponible y repose en el archivo de la Contraloría General de Antioquia.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: Las solicitudes de constancias laborales a particulares procedentes de los municipios, deberán contener los siguientes datos:

Nombres y apellidos completos
Nro. de documento de identificación
Años laborados en la Municipalidad u otros municipios y entidades carácter Municipal o Departamental de Antioquia.
Cargos desempeñados en cada una de las Entidades donde laboró.
Dirección y teléfono.
Anexar el recibo de consignación de pago por el valor exigido para la expedición de la constancia (De la tesorería de la Contraloría General de Antioquia o del Banco Colmena cuenta Nro. 0 2 1 5 5 0 0 0 1 2 2 2 1 - 6 a favor de la Contraloría General de Antioquia).
Indicar el tipo de certificado así: Pago, No pago, interrupciones o tiempo de servicios.

TIEMPO : Quince (15) días hábiles por ser derecho de petición de interés particular, conforme a lo establecido en el Código Contencioso Administrativo.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Decreto 01de 1984, artículos 6, ( Código Contencioso Administrativo), Resolución Número 0077 de enero 27 de 2006, de la Contraloría General de Antioquia, Circular 0930 del 20 de noviembre de 2006.

COSTO: $ 7.100 para el año 2007, esta tarifa se incrementará anualmente de acuerdo al Índice de Precios al Consumidor (I.P.C).

RESPONSABLE: Secretaria General de Organismo de Control y Contralor Auxiliar del Talento Humano.

Cualquier Entidad del Estado, podrá solicitar apoyo de la Contraloría General de Antioquia en los asuntos que estén relacionados con el ejercicio del control fiscal.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: La Entidad del Estado, deberá realizar solicitud, especificando que tipo de apoyo requiere; descripción de la Entidad objeto de la diligencia, nombre de la Entidad solicitante, dirección y teléfono y correo electrónico si lo hubiere.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Constitución Política de Colombia, Código Penal, Ley 42 de 1993 en los artículos vigentes, Ley 610 de 2000, Decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo), artículo 6º. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTC GP 1000:2004, Numeral 1.2, Literal i).

TIEMPO: La Contraloría General de Antioquia dependiendo del tipo de apoyo que se requiera y de la disponibilidad de recursos, definirá el mismo.

RESPONSABLE: Contralorías Auxiliares de Auditoría Integral Departamental, de Auditoría Integral Regional, de Responsabilidad Fiscal y de e Reacción Inmediata.

Todas las Entidades sujetas a control fiscal, pueden solicitar ante la Contraloría General de Antioquia certificado de deuda pública.

Oficio remisorio con la solicitud de expedición del certificado de registro en el cual se incluyan los siguientes datos: descripción de las normas de autorización y/o de conceptos requeridos para el crédito; el destino que tendrían los recursos; la fecha de celebración del contrato; y otros formatos que para el efecto establezca la Contraloría.
Fotocopia del contrato o documento, donde conste la obligación debidamente perfeccionada.
Copia de la norma o acto administrativo, mediante la cual facultan al representante legal, para celebrar contratos de empréstitos, refinanciación, reestructuración, renegociación, reordenamiento, conversión, sustitución, compra y venta de deuda pública, acuerdos de pago, cobertura de riesgos y las que tengan por objeto reducir el valor de la deuda o mejorar su perfil.
Copia del cálculo efectuado para determinar la capacidad de pago del sujeto de control al momento de celebración del contrato
Proyección de desembolsos, amortizaciones y condiciones financieras del respectivo contrato.
Copia del plan de desempeño en los términos establecidos por la Ley 358 de 1997, cuando las entidades territoriales hayan incumplido con los términos establecidos en el artículo 10 de la Ley 617 de 2000.

NORMAS: Constitución Política de Colombia, Artículo 268, Ley 358 de 1997, Ordenanza 19 de 1993, Resolución 1214 del 26 de diciembre de 2006 , de la Contraloría General de Antioquia.

RESPONSABLE: Contralorías Auxiliares de Auditoría Integral Departamental y de Auditoría Integral Regional.

Cualquier persona a la que se le haya proferido una sanción de Multa, podrá solicitar la celebración de un acuerdo de pago con la Contraloría General de Antioquia, igualmente, a quien se le haya iniciado un Proceso de Responsabilidad Fiscal o se le adelante un proceso de Jurisdicción Coactiva, también podrá solicitar la celebración de un Acuerdo de Pago.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: Realizar solicitud escrita o verbal, señalando la actuación administrativa que lo origina.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Ley 42 de 1993 artículo 96, Ley 610 de 2000 artículo 16 y 47.

COSTO: El acuerdo de pago contendrá la manifestación de voluntad sobre el monto y plazo para el pago de la obligación.

RESPONSABLE: Contralorías Auxiliares de Recursos Financieros y Jurisdicción Coactiva, o de Responsabilidad Fiscal.

a) Todos los sujetos procesales podrán solicitar directamente por escrito ante el funcionario que tiene a cargo el proceso, copia de piezas procesales, el cual deberá ser atendido inmediatamente por éste, entregar lo solicitado a costas del interesado y anexar la solicitud (Ver Ítem Requisitos y Documentos) del sujeto procesal al expediente, sin que para ello deba cumplir con los formalismos establecidos en el Ítem Tiempo.

b) La autoridad competente, podrá solicitar copia de piezas procesales, con independencia del estado en que se encuentre el proceso, de conformidad con lo establecido en el artículo 20 de la Ley 610 de 2000 y al ítem Requisitos y Documentos.

c) Cualquier persona natural o jurídica, podrá solicitar copia de piezas procesales en aquellos expedientes donde ya se encuentra levantada la reserva sumarial, de conformidad con lo establecido en el Ítem Requisitos y Documentos.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: Solicitud escrita indicando el número del proceso del cual pretende copia, número de folios a copiar, identificación del solicitante donde acredita su calidad de autoridad competente y/o sujeto procesal, dirección y teléfono del mismo.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Constitución Política , artículo 23, Ley 610 de 2000, artículo 20, Código de Procedimiento Civil Artículos 115 y siguientes, Código Contencioso Administrativo, Artículo 5 y siguientes.

TIEMPO: Diez (10) días hábiles por ser derecho de petición para obtener copias y certificaciones de piezas procesales, conforme al Código Contencioso Administrativo; excepto el Literal a).

RESPONSABLE: Contralorías Auxiliares de Responsabilidad Fiscal, de Reacción Inmediata y la de Recursos Financieros y Jurisdicción Coactiva.

11. SOLICITUD PARA INSPECCIÓN DE EXPEDIENTES QUE TRAMITA LA CONTRALORÍA AUXILIAR DE RESPONSABILIDAD FISCAL, JURISDICCIÓN COACTIVA Y REACCIÓN INMEDIATA.

Los funcionarios competentes de la rama judicial o de los órganos de control, podrán realizar inspección o visita a los expedientes que reposan en la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal, Contraloría Auxiliar de Recursos Financieros y Jurisdicción Coactiva y Reacción Inmediata.

Los sujetos procesales y apoderados podrán hacerlo en los procesos en los cuales se encuentren acreditados.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS: Documento escrito en el que se consigne dirección y teléfono del solicitante o identificación de la Entidad que lo requiere, determinación clara y precisa sobre los puntos de la inspección al expediente, excepto cuando se trate de los sujetos procesales y/o sus apoderados.

NORMAS QUE REGLAMENTAN EL TRÁMITE: Constitución Política, Ley 610 de 2000 artículo 20.

RESPONSABLE: Contralorías Auxiliares de Responsabilidad Fiscal, Recursos Financieros y Jurisdicción Coactiva y Reacción Inmediata.

ARTÍCULO SEXTO: Cuando una Entidad Pública requiera información de la Contraloría General de Antioquia, ésta dará prioridad a la atención de dicha petición, debiendo resolverla en un término no mayor de diez (10) días hábiles, para lo cual se podrá utilizar la página web de la entidad.

ARTICULO SÉPTIMO : En ningún caso se requerirá la presencia personal del interesado para obtener la información solicitada, siempre y cuando se consigne la identificación, dirección y teléfono del solicitante, la cual debe ser suministrada, si así se solicita por cualquier medio, a costa del interesado, a excepción de los trámites 9. S olicitud para celebrar acuerdos de pagos y 11. solicitud para inspección de expedientes que tramita la contraloría auxiliar de responsabilidad fiscal .

ARTICULO OCTAVO : Ordenar la inscripción del presente Portafolio de Trámites, ante el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT), del Departamento Administrativo de la Función Pública, para los efectos que establece el artículo 1º de la ley 962 de 2005.

ARTICULO NOVENO : La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 0745 del 11 de septiembre de 2006.

P/E María Jacinta Montoya Alzate, Profesional Universitario
R/ Luís Fernando Bustamante Arismendy, Jefe Oficina Asesora de Planeación.